Entenda qual é o papel da empresa que é o braço direito do síndico
Os papéis da administradora e do síndico podem se confundir em alguns momentos da gestão condominial. Afinal, muita gente não sabe, exatamente, qual é o limite entre a atuação dessas duas peças tão fundamentais no dia a dia de um condomínio.
O artigo 1.348 do Código Civil exprime exatamente quais são as funções do síndico:
I – convocar a assembleia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
§ 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
Como se vê, são muitas as obrigações do síndico. E o interessante é que ele pode transferir total ou parcialmente os poderes de representação ou funções administrativas para outrem – e é aí que entra a administradora.
“É importante ressaltar que é o síndico quem tem o poder de decisão. A administradora é um apoio para que ele decida com base nas melhores informações, dentro da lei e de uma forma positiva para o condomínio”, analisa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
É por isso que escolher uma boa parceira é tão importante. Se basear apenas pelo preço pode não ser o melhor caminho – principalmente quando se troca de empresa.
“Muitas vezes, o condomínio já está habituado com um certo padrão de serviço. Se a troca de empresa é feita tendo como único objetivo economizar, pode ser que o nível da prestação de serviço caia, impactando em mais trabalho para o síndico e menos serviços para os moradores”, observa Gabriel.
Outro ponto importante na escolha da administradora é que o síndico não precisa de aprovação prévia para trocar de parceira. O que ele deve fazer, porém, é ratificar, na próxima assembleia, a nova empresa.
Como em qualquer outra cotação para serviços e benfeitorias para o condomínio, é importante que ele conte com pelo menos três propostas e que as mesmas fiquem disponíveis para o conselho e moradores interessados conferirem.
Qual o papel da administradora de condomínio?
Mas o que faz, exatamente a administradora de condomínio? Ela pode fazer bastante coisa: desde a folha de pagamento dos funcionários, caso os mesmos sejam orgânicos, passando pelas contas a pagar, montar a pasta de prestação de contas mensalmente, cuidar de um calendário de manutenção para as áreas comuns, ficar de olho no pagamento correto de encargos e tributos, no recebimento das cotas condominiais, ajudar em orçamentos indicando empresas e profissionais, além de, é claro, prestar o melhor atendimento possível para os moradores do condomínio. Como se vê, é um trabalho extenso.
“Hoje, uma boa administradora faz muito mais do que folhas de pagamento e contas a receber, é uma verdadeira consultoria para a boa gestão do condomínio”, analisa o advogado especialista em condomínios Cezar Nantes.
Para não errar, é fundamental que já na proposta encaminhada estejam discriminados os serviços incluídos no fee mensal pago à empresa. Dessa forma, o síndico tem condições de comparar, de forma equilibrada, diversas propostas diferentes.
Contrato da administradora
Ter um documento bem redigido, que expressa claramente quais serão os serviços prestados ao condomínio mensalmente é fundamental.
“Já vi muitos ‘contratos vazios’ de administradoras, em que o documento não explicava corretamente qual seria o serviço prestado. O objeto do contrato deve ser bastante específico e claro, assim as duas partes conseguem entender o que será feito pelo condomínio”, argumenta o advogado especialista em condomínios Gustavo Camacho.
Afinal, sem um escopo bem definido, como o síndico, conselho ou moradores poderiam cobrar a empresa, futuramente, de algo que não foi previamente definido?
“O contrato deve ser bem claro quanto aos serviços prestados mensalmente: o que está incluso e o que deve ser pago à parte, como participação em assembleia extraordinária, cópias extras, serviços de recursos humanos como testes de admissão e demissão”, exemplifica o advogado especialista em condomínios Marcio Spimpolo.
Os valores dos serviços que não estejam inclusos também devem constar no contrato, de forma a facilitar a projeção de gastos extras no futuro.
Administradora não deve fazer tudo
Um ponto importante levantado pelos especialistas é que a administradora, apesar de ser realmente o braço direito do síndico, não deve tomar para si algumas obrigações. Confira quais:
– Acumular a posição de síndico profissional: caso não haja moradores interessados no cargo, a empresa pode indicar alguns síndicos profissionais, para que o conselho e a coletividade escolham o perfil mais indicado. Mas fazer as duas coisas pode ser perigoso, principalmente em termos éticos. Afinal, quem vai dizer se a empresa está fazendo um bom serviço?
– Auditorias: montar a pasta de prestação de contas, e montar um balancete simples para os moradores acompanharem os gastos mensais do condomínio no boleto mensal é trabalho da administradora. Fazer auditoria nas contas do condomínio, não. Para isso, o ideal é contratar uma empresa especializada.
-Tomar decisões sozinha: se é para contratar um serviço, iniciar uma obra, comprar materiais, ou até advertir e multar um morador, a administradora precisa, primeiro, contar com a anuência do síndico ou da assembleia. A mesma não tem poder de decisão apenas por estar contratada.
– Assessoria jurídica: é fundamental entender que a administradora não é a única parceira importante do condomínio. O síndico contar com uma assessoria jurídica qualificada é fundamental. É claro que a administradora pode colaborar indicando um bom advogado ou escritório, que realmente seja especializada em condomínios – algo essencial para a área.
“É importante que cada parceiro do síndico saiba seu papel – e até onde vai a sua atribuição. Muitas vezes a administradora extrapola a sua parte, e acaba prestando um serviço que seria mais adequado feito por um advogado”, ressalta Luciana Lozich, advogada especialista em condomínios.
O que fazer quando a administradora erra?
Ninguém está livre de cometer erros em maior ou menor grau, certo?
O problema é quando esses erros impactam nas finanças do condomínio ou geram processos judiciais.
Quando ocorre um problema de negligência, como por exemplo, o não pagamento de encargos trabalhistas – o que irá, necessariamente impactar o condomínio, a parceira pode, sim, ser acionada judicialmente.
“Hoje, as empresas podem, inclusive, responder à ação junto com o síndico quando ocorrer algo do tipo”, analisa Cezar Nantes.
Caso a empresa não seja citada e haja prejuízos concretos para o condomínio, o síndico pode pedir, futuramente, ressarcimento pelo prejuízo causado.
