Entenda como deve ser o antes, durante e depois da assembleia mais importante do ano
Essa semana, um vídeo chacoalhou o mercado condominial: uma assembleia de um condomínio na grande São Paulo terminou em uma confusão generalizada. Pessoas saindo com documentos do local da assembleia, empurra-empurra e a votação para o cargo de síndico, cancelada.
É verdade que realizar uma assembleia em um condomínio de grandes proporções como este, que conta com 27 torres e 2.826 unidades, e onde moram cerca de 12 mil pessoas, o desafio é ainda maior.
Mas há diversas medidas que podem ser tomadas com antecedência, para ajudar a assembleia a andar sem problemas- antes, durante e depois da mesma. Não é sempre que a mesma precisar ser tumultuada e terminar em discussão ou mesmo briga.
É lei: todos os condomínios devem contar com uma AGO ( Assembleia Geral Ordinária) uma vez por ano. A maioria das convenções estabelece que esse encontro deve ocorrer no primeiro trimestre do ano. Geralmente essa é a época escolhida para a realização da única assembleia obrigatória do condomínio.
Veja o que diz o Código Civil
“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§ 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”
Veja quais medidas tomar para que a assembleia transcorra com tranquilidade:
ANTES:
– Definição das pautas a serem discutidas
“O ideal é não ter mais do que três assuntos a serem debatidos na assembleia, até para evitar que a mesma fique muito longa”, analisa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Uma estratégia muito disseminada no mercado é aliar votações que pedem quórum específico com a escolha das vagas de garagem.
Para Gabriel Karpat, porém, essa não é uma boa saída.
“Isso porque uma pauta longa, com muitos itens, demanda muito mais tempo de discussão – o que pode prolongar mais do que o necessário a assembleia. Se o assunto permitir, vote-o em uma assembleia extraordinária”, ensina.
É importante também ressaltar que, de acordo com cada convenção, alguns assuntos só podem ser discutidos em A.G.O.. Nesse caso, é fundamental municiar o máximo possível os moradores com informações pertinentes sobre tudo que será abordado.
– Envio prévio do material
Estar preparado para a assembleia não é responsabilidade só do síndico, mas de toda a comunidade condominial. Mas, para que isso aconteça, é fundamental que o gestor envie com antecedência todo o material.
“Depois de enviada a convocação, eu costumo ir mandando, de forma parcelada, os materiais envolvidos na votação. Então, envio, uma semana depois da convocação, as contas do período a serem aprovadas, por exemplo. Depois mando os materiais referentes às obras que possivelmente faremos, assim como a previsão orçamentária”, ensina o síndico profissional Nilton Savieto.
Dessa forma, os condôminos já chegam bem informados para a assembleia, evitando questionamentos e “surpresas” desnecessárias.
Nilton também aposta no diálogo entre o envio desses materiais e o dia da assembleia. “Vou tirando todas as dúvidas que possam surgir. Consigo, assim, que as discussões sejam menos acaloradas e que tenhamos mais espaço para debates saudáveis”, afirma ele.
-Texto da convocação
Um item que deve ser extremamente cuidado é a convocação de assembleia e seu texto.
O mesmo deve observar o que pede a convenção, respeitando os prazos estabelecidos nesse documento, por exemplo.
“Aqui, é muito importante que haja um advogado especializado colaborando. Muitas vezes, há um ‘copia e cola’de textos de convocação de outros condomínios, o que não pode acontecer. Cada empreendimento deve ter suas particularidades observadas e respeitadas”, analisa o advogado especializado em condomínios Mário Spimpolo.
Isso porque uma convocação que esteja mal redigida, ou que vá contra o que pede a convenção, pode ser anulada judicialmente no futuro.
– Escolha da data
Uma A.G.O. cheia é o desejo de muitos síndicos, certo? E para que isso aconteça, até a escolha da data pesa.
“Eu evito marcar assembleia em véspera de feriado e aos finais de semana. Prefiro que seja sempre em uma segunda de noite, com bastante antecedência”, sugere Nilton Savieto.
A antecedência mínima quem dita é a convenção do condomínio, mas é possível mandar a convocação antes do que está no documento.
“Creio que de 25 a 30 dias antes – se a convenção não estipular uma data maior – é um período suficiente para os condôminos se organizarem”, aponta Gabriel Karpat.
O horário também é importante. Há de se pensar que os condôminos já devem ter chegado em casa.
Por volta das 19h, 20h, se a pauta não for muito extensa.
DURANTE
– Eleição da mesa diretora:
Escolher secretário e presidente da mesa é um assunto de extrema importância. Devem ser pessoas capazes de conduzir a assembleia de forma democrática mas ao mesmo tempo firme, evitando que os assuntos se atropelem e se percam ao longo do caminho.
“Acho sempre melhor quando o síndico não participa dessas posições. É uma forma de assegurar a transparência dos processos no condomínio”, analisa Gabriel Karpat.
É importante também que quem ocupe essas posições esteja familiarizado com as regras do condomínio.
“A pessoa deve conhecer o mínimo da convenção e do regulamento interno, se não, ao invés de ajudar, pode até se atrapalhar”, pondera Gabriel Karpat.
A mesa diretora também é responsável por dar a palavra aos presentes, durante a assembleia.
“Todos têm direito de falar e de ter sua fala registrada em ata. Quem estiver à frente da assembleia deve conhecer isso e assegurar que isso aconteça”, alerta Marcio Spimpolo.
-Checagem das procurações
Como vimos na notícia da briga da assembleia dessa semana, portar procurações pode ser um problema e tanto em assembleias.
É importante checar, antes de qualquer coisa, o que pede a convenção condominial sobre o tema: síndico e conselheiros podem portá-las? Existe a necessidade de firma reconhecida? Há um número máximo de procurações que uma pessoa pode apresentar?
Além disso, deve-se saber o que consta em cada documento. Ele apresenta um voto específico ou o portador pode votar conforme a sua preferência? A pessoa que deu a procuração está em dia com o condomínio?
Tudo isso deve ser levado em conta conforme a assembleia acontece – principalmente durante as votações.
– Ordem dos assuntos a serem discutidos
A ordem do que será discutido em assembleia já deve constar na convocação – e a mesma deve ser respeitada.
“É uma forma de assegurar o caminho a ser percorrido durante o encontro”, analisa Nilton Savieto.
Outra dica é, logo no começo da assembleia, combinar um período de tempo para o debate de cada assunto. Se a maioria concordar, fica mais fácil lidar com objetividade com cada assunto.
É claro que perguntas não podem ficar sem resposta durante a assembleia- o encontro é principalmente para isso, tem realmente esse caráter informativo. Essa prévia disposição, porém, ajuda a comunidade a manter a maioria focada na resolução das discussões.
– Redação da ata
A ata deve refletir o que aconteceu naquela assembleia. Não deve ser extremamente detalhista e nem generalista demais. Também deve conter as falas dos condôminos que participaram e pediram para ter suas opiniões registradas no documento.
Justamente por ser um retrato da reunião, é importante que ela seja fiel aos fatos.
“Nem síndico e nem conselheiros podem querer alterar a ata. Depois de pronta, ela deve refletir os acontecimentos e não os desejos das outras pessoas”, pontua o advogado Marcio Spimpolo.
DEPOIS
– Envio da ata
A ata deve ser enviada dentro do prazo legal estipulado pela convenção do condomínio.
Caso o documento seja omisso sobre o assunto, o ideal é respeitar a antiga lei de condomínios (4591/64), que ditava que a ata deveria ser entregue em até 8 dias úteis aos condôminos.
