Nenhum documento produzido pelo condomínio é mais importante que as atas das assembleias. Porém, nem sempre os que a elaboram tem a noção exata da importância que esse instrumento poderá representar tanto no presente quanto no futuro.
Toda essa relevância tem motivo. Os questionamentos originários de atas que suscitam dúvidas, além das simples controvérsias nas interpretações, podem parar na justiça para que o judiciário solucione a contestação decorrentes de redações mal efetuadas ou registros discutíveis. Ainda assim, mesmo nesses casos, os juízes têm na ata a sua melhor fonte para a tomada de decisão.
Registros incertos das manifestações dos condôminos, deliberações sem especificar a abrangência claramente ou o seu início são algumas das questões que provocam dúvidas na leitura das atas e contestações por parte dos condôminos. Por isso mesmo, algumas podem até mesmo se tornar absolutamente ineficazes. Isso sem mencionar a inclusão de decisões não tomadas ou a exclusão de decisões tomadas. Enfim, uma série de irregularidades que não refletem a realidade das resoluções votadas na ocasião.
O Código Civil não incluiu em seus artigos que se referem aos condomínios qualquer referência quanto à elaboração das atas das assembleias. Mas, é esse documento que produzirá todos os efeitos normais e legais na administração dos condomínios, desde a eleição do síndico, a aprovação das contas e da previsão orçamentária, até questões discutidas de menor ou de maior relevância.
A abrangência da ata atinge a todos os condôminos, mesmo os ausentes na assembleia. Sua elaboração é incumbência do secretário indicado pelo presidente eleito para conduzir os trabalhos, e igualmente aceito pela maioria dos presentes. Importante, também, é observar as restrições que muitas convenções impõem no tocante à proibição do síndico dirigir os trabalhos.
Algumas vezes, o presidente se recusa a assinar a ata, divergindo com o teor apresentado pelo secretário responsável pela redação dos assuntos e deliberações tratadas nas assembleias. Inicialmente, temos por entendimento que o secretário entrega ao presidente a redação da ata e este tem por responsabilidade revisá-la, podendo incluir ou eliminar algo que entende não ter sido um relato fiel dos acontecimentos.
Nesse contexto, há situações facilmente contornadas com, por exemplo, a elaboração de errata que esclareça ou complemente a redação daquilo que foi efetivamente deliberado mas não claramente registrado. Esse documento também assinado pelo presidente e pelo secretário deverá ser igualmente distribuído a todos. Muitas vezes, isso é necessário nos casos de nomes de síndico ou de membros do conselho com grafia errada.
Há, entretanto, situações mais complexas e de soluções não tão fáceis assim. Nesses casos, a inclusão do item ‘leitura e aprovação da ata anterior (mencionando a data)’ na “Ordem do Dia” da próxima assembleia se torna um instrumento eficaz. Essa leitura deve conter as informações da ata, bem como as deliberações da reunião anterior. Uma outra possibilidade é convocar uma nova assembleia e ratificar todas as deliberações tomadas na anterior. Dessa forma, o novo documento produzirá os efeitos esperados.
Para evitar esse tipo de ocorrência, uma boa alternativa é gravar as assembleias que, por se tratarem de ato público e informado, entendemos não ferir a privacidade dos condôminos. A gravação, inclusive, representa uma fonte de consulta eficaz nas eventuais dúvidas que possam haver nas transcrições.
Outro cuidado preventivo se dá na escolha correta do condômino que dirigirá os trabalhos. Deve-se eleger um presidente com autonomia e serenidade para conduzir as matérias, capaz de respeitar o direito de participação de todos, inibir as ponderações não relacionadas com os itens da pauta e, finalmente, que aceite a vontade da maioria, mesmo que esta seja contrária a sua.
Esse zelo é fundamental e permitirá que a condução da assembleia seja harmoniosa, além de assegurar que a produção da ata seja condizente, relatando fielmente os assuntos ali tratados pelos condôminos.
