Trocar de administradora não é uma tarefa simples. A empresa, que é o braço direito do síndico, é responsável por diversos procedimentos no condomínio e deve realmente ser uma “mão na roda” tanto para o síndico como para o conselho, e os moradores.
O trabalho de uma administradora, hoje, vai muito além da famosa emissão de boletos. Para entregar o nível de serviço que o síndico – e toda a comunidade – espera, é importante oferecer muito mais do que a parte burocrática da gestão condominial.
“Gosto muito de comprar a administração do condomínio a de uma empresa. É importante que a empresa não seja mais uma prestadora de serviços, mas sim uma assessoria completa para o síndico”, analisa Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
COMO ESCOLHER A ADMINISTRADORA CERTA?
Infelizmente não há uma resposta certa para esta pergunta, já que a escolha desta parceira deve levar em conta as particularidades de cada condomínio.
“O primeiro passo é consultar de quatro a cinco empresas do tipo, e procurar conhecê-las pessoalmente. As instalações podem dizer bastante sobre a mesma”, explica o síndico profissional Nilton Savieto.
Outro ponto elencado é saber se a administradora tem experiência em condomínios com o mesmo perfil que o seu.
“Administrar condomínios-clube, grandes associações ou condomínios comerciais tem diversas particularidades. Procure empresas que tenham expertise em condomínios similares ao seu”, argumenta Vania Dal Maso, gerente-geral de atendimento da administradora ItaBR.
Isso porque, muitas vezes, o nível de serviço demandado pelos moradores – e pelo síndico – é determinante na escolha da administradora.
“Condomínios pequenos têm uma necessidade muito diferente de empreendimentos maiores. Qual o tamanho da área de lazer? Quem cuida das áreas comuns? Preciso de um aplicativo ? É importante ter uma ajuda na comunicação entre os moradores?”, exemplifica Marcio Spimpolo, advogado especializado em condomínios.
Outro ponto fundamental antes de bater o martelo é entender como é feito o atendimento na empresa.
“Não adianta a administradora contar com o que há de mais tecnológico no mercado se as pessoas não se sentirem bem atendidas. Mesmo com suporte de chat, formulários online, aplicativo e e-mail deve haver um telefone para onde as pessoas liguem e sejam atendidas por outra pessoa”, argumenta Gabriel Karpat.
Ainda sobre o quesito atendimento, também é importante checar qual é a carga de trabalho dos gerentes da administradora, uma vez que serão eles quem irão oferecer a maior parte do apoio ao síndico.
“Vale a pena comparar esse tipo de informação entre as empresas estudadas, para ver qual vai oferecer o atendimento que o síndico espera”, ressalta Vania.
CUIDADOS PARA ESCOLHER A ADMINISTRADORA
Nunca é demais ter cuidado ao escolher a empresa que vai assessorar o síndico a cuidar do patrimônio de toda uma comunidade, não é mesmo?
Por isso, é fundamental não se balizar apenas pelo preço cobrado (leia mais abaixo).
“É fundamental que o síndico não comece a sua procura partindo do quesito ‘preço’. É claro que o fee mensal da empresa deve caber do orçamento do condomínio, mas é fundamental que uma boa prestação de serviços seja a prioridade”, alerta Márcio Spimpolo.
Veja abaixo uma lista de documentos e perguntas que pode ajudar a escolher a parceira certa para o seu condomínio:
– Contrato social da empresa – para checar o capital investido;
– Bancos com os quais a empresa trabalha;
– Usa conta pool ou própria?
Confira aqui nossa matéria para tirar suas dúvidas sobre conta própria ou pool;
– Certidão de distribuição de processos cíveis e trabalhistas – tanto da pessoa jurídica quanto dos sócios;
– CND (Certidão Negativa de Débitos) da Receita Federal, INSS e Fundo de Garantia;
“Como esta parceria é fundamental para todo o andamento do dia a dia do condomínio, é importante que o síndico siga checando sobre a situação da administradora, principalmente com relação às CNDs”, ensina Nilton Savieto.
TECNOLOGIA PARA O CONDOMÍNIO
Além destes cuidados prévios, também é importante que a administradora ofereça soluções tecnológicas para o condomínio. A pandemia nos provou como ser presente digitalmente foi fundamental.
“Hoje em dia é condição básica que a administradora não ofereça apenas um bom back-ofice. O síndico e os moradores precisam poder contar com um bom portal, aplicativo, de forma que seja possível realmente acompanhar o dia a dia do condomínio”, explica Vania.
Outro ponto levantado é a possibilidade de se contar com as assembleias virtuais.
“Não temos como falar do momento atual e deixar as assembleias virtuais de fora. É uma necessidade importante”, argumenta Gabriel Karpat.
CONTRATO DA ADMINISTRADORA: COMO DEVE SER?
Um outro ponto fundamental para qualquer prestação de serviços ao condomínio é um contrato claro e transparente para todas as partes.
“É de extrema importância, por exemplo, que no contrato esteja claro tudo que será cobrado à parte – ou seja, tudo que não está incluso no fee mensal e que poderá acarretar em ‘extras’ pagos mensalmente”, alerta Nilton.
Geralmente são cobradas de forma acessória itens como: décima terceira taxa condominial, cobranças bancárias, arquivo, xerox, vistorias, entre outros.
“É realmente algo para se ficar atento porque uma empresa que cobre a taxa mais baixa pode, depois, representar um custo diferente mês a mês com o resto das cobranças”, analisa Márcio Spimpolo.
Em condomínios com água e gás individualizados é importante saber se a empresa vai cobrar mensalmente para fazer este acompanhamento.
“Outro ponto importante é a negociação dos contratos do condomínio. A nova administradora vai estar à frente disso? É importante que o síndico tenha ajuda neste ponto”, analisa Nilton.
Por isso, ao buscar administradoras, esteja atento ao que realmente será oferecido e ao que será cobrado à parte – e também aos serviços que a parceira não inclui em seu pool de serviços.
Além destes, um ponto que deve estar muito claro no contrato é o procedimento para quando o condomínio não desejar mais seus serviços.
“Isso também deve estar no documento: quais os prazos envolvidos, quais os documentos devem ser enviados para a nova administradora e quais deverão ficar com o condomínio”, alerta Nilton Savieto.
