WhatsApp se firma como canal prioritário entre síndico e moradores
Uma necessidade cada vez mais básica e cobrada dos síndicos é uma boa comunicação com moradores, funcionários e outros parceiros no condomínio. Mas como fazer isso?
Se antigamente o livro de ocorrências era o canal mais indicado para que todos se comunicassem com o síndico, hoje, a plataforma escolhida é muito mais dinâmica: o WhatsApp. Se há alguns anos era impensável que essa ferramenta seria a mais presente para conectar a todos dentro do condomínio, hoje esse raciocínio se torna ultrapassado.
Hoje, não participar dos grupos de WhatsApp deixou de ser opcional. Tem até quem perca vagas por conta disso, como narra o advogado especializado em condomínio Cezar Nantes.
“Estava participando de uma assembleia para eleição de síndico profissional. Um deles seria eleito, mas avisou que não oferece o número de celular e nem participa de grupos de WhatsApp. Como resultado, acabou perdendo a vaga para outra pessoa”.
Realmente, oferecer o número do celular deixou de ser um diferencial: é necessidade básica, principalmente para síndicos profissionais.
“É uma segurança importante para os moradores, pois entendem que assim poderão encontrar o síndico em um momento de emergência”, argumenta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Organizando a comunicação
O WhatsApp virou a forma preferida da maioria das pessoas se comunicarem por ser rápido, grátis e extremamente popular – a grande maioria dos smartphones suporta seu uso.
Mas uma coisa é oferecer o número para os moradores poderem alcançar o síndico em um momento de real urgência ou necessidade. Outra muito diferente são os moradores acreditarem que o síndico deve responder qualquer dúvida em tempo real.
“O síndico tem direito à vida privada, ao descanso. É importante combinar um período máximo de resposta para as perguntas enviadas a ele, sejam elas mandadas por whatsApp ou por qualquer outro meio”, aponta Gabriel Karpat.
O ideal é que o síndico não demore mais do que dois ou três dias para responder a uma demanda de um morador. Caso a resposta precise de um levantamento de dados, por exemplo, ele deve explicar isso a quem fez a pergunta – e realmente enviar a resposta depois.
“Os moradores, da mesma forma, merecem ter suas dúvidas respondidas, ainda mais em um período mais longo de tempo”, pesa Gabriel.
Para o síndico profissional Nilton Savieto, o uso do WhatsApp é bastante tranquilo, mesmo administrando 13 empreendimentos.
“Acho que se você foca em uma boa gestão, em manutenção preventiva e preditiva, não há tantos acidentes e urgências assim”, explica ele.
O síndico profissional conta que todas as manhãs os zeladores fazem seu check-list matinal e já mandam para ele, quase que em tempo real, o que estava fora do esperado e se já foi arrumado.
“Tenho esse procedimento com os funcionários, até para poder responder rapidamente caso haja questionamento por parte dos moradores. É importante ter essa comunicação também com os funcionários”, argumenta Nilton.
E falando em questionamentos, naturais na vida em condomínio, a melhor forma de evitar aquele constrangimento de ter sempre alguém no pé do síndico é simples: o mesmo estar disponível para conversar com os moradores – independente da plataforma.
“Sempre falo para os síndicos que o pior momento para se comunicar com os moradores é no momento da assembleia. Se o gestor se fecha para conversas com a comunidade, fica difícil para os moradores se tranquilizarem”, afirma Gabriel.
Regras para o grupo de WhatsApp
É importante, sim, que o síndico esteja disponível para os moradores em formas que todos consigam falar e ser ouvidos. Mas isso não significa que todos podem falar o que quiserem, sem maiores problemas.
“Esse ano já vimos na mídia diversos processos de danos morais por conta de grupos desse tipo em condomínios. É importante ficar de olho e estar sempre de olho nas regras”, analisa Cezar Nantes.
Para evitar esse tipo de problema, é fundamental que o grupo tenha regras claras.
- Nada de bom dia, humor, futebol, religião: o grupo deve ser relacionado à vida em condomínio. Assim, evitam-se também polêmicas desnecessárias
- Evite acusações sem provas: escrever algo que não possa provar pode levar a um processo de calúnia, difamação e até danos morais. O ideal é não escrever de cabeça quente.
- Quer falar com o síndico? Marque-o no grupo. Basta usar o “@” antes do seu nome, ajuda bastante a achar uma mensagem
- Para cada necessidade, um grupo: Vale o síndico participar de vários grupos – um só com o conselho, outro apenas com os funcionários e ainda um para os moradores. Em todos o respeito e a verdade devem nortear todas as postagens
- Síndico online não significa síndico disponível: O síndico também tem direito de entrar nas suas mensagens e não checar, a cada minuto, o grupo do condomínio. Se tiver um assunto realmente urgente, ligue para o gestor
Os grupos de WhatsApp são para todo mundo?
O advogado Marcio Spimpolo opina que não.
“Se o síndico é uma pessoa que fica mais defensiva, mais nervoso ou truculento, sugiro que ele não participe de grupos. Nesse tipo de ambiente, os insatisfeitos costumam ‘crescer’ de forma desproporcional, agindo de uma forma que pode desestabilizar o síndico”, argumenta o advogado.
Se o uso do aplicativo for imperativo, uma forma de se comunicar com todos os moradores sem participar das polêmicas, o ideal é montar uma lista de transmissão. Dessa forma, o síndico consegue passar as informações necessárias para os moradores, mas os mesmos responderão apenas ao síndico.
Para os gestores que realmente não se identificarem com o uso de WhatsApp – principalmente de grupos no aplicativo – é fundamental que haja um outro canal de comunicação com os moradores.
“É fundamental para qualquer gestão que o síndico se comunique com os moradores. Se isso não acontece, dá razão para os moradores estranharem”, argumenta Márcio.
Outras plataformas para se comunicar com os moradores
Elemídia: uma ótima forma de mandar pequenos lembretes e recados para os moradores. Não insere imediatamente uma notícia que seja necessária, mas para avisos de médio/longo prazo, lembretes, etc, é uma ótima ferramenta
Site do condomínio: a maioria das grandes administradoras oferece um site para os condomínios. Nesses portais, é possível mandar e receber recados para o síndico, administradora, zelador, reservar espaços de lazer, etc.
App do condomínio: uma ferramenta parecida com o site, com a diferença que foi pensado para ser usado em smartphones e tablets.
E-mail: o síndico manter um endereço eletrônico pode ser uma ótima forma de se comunicar com os moradores. O ideal é que haja um período máximo para que o síndico responda aos questionamentos nos moradores – não maior que dois ou três dias
Livro de ocorrências: a forma mais antiga de se registrar ocorrências no condomínio. É um livro que fica na portaria, onde os moradores escrevem dúvidas, sugestões e reclamações. Entrou em desuso, principalmente, devido à falta de privacidade. O morador registrava ali suas questões e o conteúdo ficava acessível para os próximos que pegasse o livro.
Jornalzinho do condomínio: uma forma mais analógica do síndico se comunicar com os moradores, principalmente se impresso. Geralmente mensal, o síndico registra no jornalzinho as benfeitorias executadas no período, novos funcionários e outras novidades
