Entenda os prós e os contras das duas modalidades
Conta pool ou própria? Esse tema já foi pauta de muita conversa – e divergência – no mercado condominial. Isso porque, há alguns anos, houve muita gente migrando para o esquema de conta própria.
Até hoje, porém, as administradoras seguem oferecendo este modelo, em que a conta bancária da administradora é usada para pagamentos e recebimentos dos clientes da empresa, ao invés de cada empreendimento ter uma conta em seu próprio nome.
É verdade que com a conta pool os clientes não recebem um extrato bancário, mas será que só por isso esta seria uma má escolha?
No dia a dia da gestão condominial não há grandes diferenças para o síndico. “A gestão é ‘normal’ das duas maneiras, não há uma grande disparidade”, aponta o síndico profissional Nilton Savieto.
É importante salientar, porém, que o síndico deve ter liberdade para optar pelo formato que mais lhe agrada.
“É o cliente quem deve escolher o que se encaixa melhor na sua visão”, argumenta Marco Gubeissi, diretor de administradoras do Secovi-SP.
Mas, para isso, é fundamental entender as particularidades de cada modalidade. Confira:
Transparência
“Hoje, é fundamental para os clientes que trabalhemos com transparência, e isso é possível de ser feito tanto com conta pool como com a própria”, assinala Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Isso porque hoje, com os sistemas utilizados pelas empresas administradoras mais sérias, é possível fazer esta parte contábil de forma clara para os clientes.
“Não é só por ser conta própria ou pool que dá veracidade às contas do condomínio. O importante é ter os documentos que comprovem os pagamentos”, argumenta ele.
Com um bom sistema, todos os clientes da administradora conseguem acompanhar pagamentos, saldos, despesas, em tempo real – seja em uma conta pool ou própria.
“É verdade que a conta própria tem um detalhamento a mais, mas isso não significa que o síndico não deva acompanhar, da mesma maneira, o trabalho da administradora”, pesa Nilton Savieto.
Diferenças na operação
“O mercado condominial começou com o modelo de conta pool, e, aos poucos, foi migrando para as contas próprias”, explica Fernando Fornícola, diretor da administradora Habitacional.
Antigamente era muito mais complexo para realizar ações junto aos bancos, já que os sistemas utilizados hoje em dia não existiam.
“Hoje, em termos operacionais, dá o mesmo trabalho a conta própria ou a vinculada”, compara Fernando.
Há, porém, uma diferença no bolso do cliente, em alguns casos.
“Como quem usa conta pool conta com tarifas bancárias melhores, por ser algo dividido entre mais clientes, o custo operacional é de 15% a 20% mais barato”, aponta Gabriel Karpat.
Movimentação das contas
Vale dizer também que independente da modalidade de conta, quem movimenta o dinheiro do condomínio é, via de regra, a administradora.
“Geralmente, em assembleia, delega-se em assembleia a responsabilidade da movimentação financeira do condomínio para a administradora. Assim, o síndico não fica obrigado a aprovar absolutamente todas as contas a serem pagas, por exemplo”, exemplifica Nilton Savieto.
Isso vale, porém, para a conta das despesas mensais.
“As contas referentes a fundos de obras, aplicações, entre outras, não devem ficar na conta pool – e sim separadas”, observa Fernando Fornícola.
Cuidados
Administrar um empreendimento é, em sua base, um trabalho que demanda confiança de ambas as partes.
Porém, é importante observar uma série de cuidados, como explica André Luiz Junqueira. “Deve haver um nível razoável de segurança na empresa contratada. A pessoa jurídica contratada deve ser a mesma da conta pool. Essa conta não deve estar em nome dos sócios, por exemplo, ou de empresas coligadas.”
Também é importante saber, de antemão, quais os dados que serão passados.
“Na conta pool, a empresa recebe valores do seu condomínio, de outros clientes, da própria administradora, de locações. É fundamental saber que tipo de relatório será oferecido ao cliente”, acrescenta André.
Além disso, é fundamental que o contrato de prestação de contas deixe claro que o dinheiro do condomínio poderá ser realocado quando isto for pedido pelo condomínio.
“Há também a possibilidade de se contar com seguro”, aponta Nilton Savieto.
Com um seguro fidelidade, por exemplo, pelo menos uma arrecadação fica garantida – e evita o pesadelo de muitos síndicos: o da empresa falir ou fechar as portas de repente e o condomínio se ver sem fundos para fazer frente às despesas do mês.
“Quando há a possibilidade de se fazer o seguro é importante, mostra que os procedimentos da administradora e sua saúde financeira estão em dia. Não são todas as empresas que conseguem contar com uma apólice deste tipo”, frisa Nilton.
Além do seguro fidelidade, há outros tipos de apólice com as quais o condomínio pode contar.
“É prudente que a própria administradora tenha seguro, não necessariamente o fidelidade. Pode ser também um seguro de responsabilidade civil, por exemplo”, argumenta Fernando Fornícola.
Como cuidados nunca são demais, também é importante acompanhar, periodicamente, a saúde financeira da administradora – independente da modalidade de conta a ser adotada.
“Na assembleia ordinária eu sempre peço as certidões negativas de débitos (CND) da Receita Federal, INSS, e fundo de garantia do CNPJ da administradora. Além disso, eu também levo esses documentos da minha empresa e da minha pessoa física. Assim, fica algo bem transparente para todos”, assinala Nilton.
Para Gabriel Karpat, esse tipo de atenção é o ponto de partida na relação da administradora com o cliente.
“As empresas precisam ter compliance hoje em dia, para oferecer para o cliente o ótimo serviço que ele precisa, seja usando conta pool ou própria”, argumenta.
